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电子政务环境下城区数字档案馆建设初探
发布时间:2010/4/22 16:26:40  浏览次数:2523
 


摘要:近几年,随着电子政务建设大力推进,各机关部门办公逐步从自动化向信息化、网络化发展,与此伴生的档案工作也出现了新的变化和要求:如电子政务产生的大量电子文件怎样及时归档避免丢失?历史档案的查阅利用如何跟上政府信息公开步伐?档案部门如何从纷繁复杂的档案资料中实现科学、高效、便民的优质服务?尤其是作为城区档案馆,面对日益完善的电子政务环境和急剧增长的档案利用需求,如何借助数字档案馆建设推进档案事业的发展?这已成为当前广大城区档案馆必须面对的重要研究课题之一。

关键词:数字档案馆 档案信息化电子政务 在线归档 城区

 

近几年,随着电子政务建设大力推进,各机关部门办公逐步从自动化向信息化、网络化发展,与此伴生的档案工作也出现了新的变化和要求:如电子政务产生的大量电子文件怎样及时归档避免丢失?历史档案的查阅利用如何跟上政府信息公开步伐?档案部门如何从纷繁复杂的档案资料中实现科学、高效、便民的优质服务?尤其是作为城区档案馆,面对日益完善的电子政务环境和急剧增长的档案利用需求,如何借助数字档案馆建设推进档案事业的发展?这已成为当前广大城区档案馆必须面对的重要研究课题之一。近两年,浙江省宁波市海曙区档案馆带着这些问题,对城区数字档案馆建设进行了一些探索。

1,电子政务环境的发展与数字档案馆建设

海曙区是沿海开放城市宁波的主城区之一,城区建设已有千余年的历史,全区面积 29.4 平方公里,常住人口 30 .66万,下辖8个街道,共有75个社区和16个(村级)股份经济合作社。作为一个沿海经济发达城市的老城区,海曙区的各项社会事业发展基础较好,尤其是近些年,海曙区政府创新公共服务模式,社区卫生服务、居家养老、81890求助服务平台等模式在全国起到示范作用。与此同时,海曙区的电子政务环境也不断发展,短短两三年间,“数字海曙”在协同办公系统基础上,相继建成网上行政审批平台、政府信息公开平台、电子文件中心、电子公文传输系统等,此外还有数字城管、数字社区、社区警务E超市等等。2009年开始,全面推广各机关部门的文件从起草、报送、传输、接收、轮阅乃至网上公告或公开,直接通过计算机和网络在线完成。

新的电子政务环境出现,给传统的档案工作带来了新的挑战。一方面,各单位大量产生的电子文件,如不及时收集归档,容易产生数据遗失或毁损,影响利用。另一方面,电子政务的发展对公共服务有了更高的要求,海曙区国民经济与社会发展“十一五”规划明确提出“加大档案资源开发利用”。

在建设数字档案馆之前,区档案馆借助档案管理软件进行目录检索,一定程度提高了档案查阅利用效率,但与政府信息公开的查阅水平相比明显落后。而建设数字档案馆工程,可规范电子文件归档、管理和利用,及时将各单位形成的电子文件接收进馆,与馆藏档案实现数字整合,大大丰富馆藏档案资源,方便利用,使档案更好地为社会各界和广大公众服务。

2008年开始,海曙区档案局着手数字档案馆筹建,并于20098月正式开建。经过项目全体工作人员半年多的努力,一期工程已经建设完成,包括档案信息资源管理系统、虚拟档案室系统和海曙区档案信息网。

 

档案信息资源管理系统主要面向海曙区档案馆工作人员,通过该系统,档案馆工作人员可以对档案资源进行收集、管理、利用等。虚拟档案室系统面向海曙区档案馆工作人员、下属联网一级立档单位和社区等二级单位的档案管理员,借助政务网平台,通过该系统,全区基层档案汇集在一起统一管理,更加规范和安全。海曙区档案信息网则向所有互联网用户开放。

2,海曙区数字档案馆工程的主要建设成果

2.1,实现了全区各单位形成和接收的电子文件向档案馆的在线归档,经整合鉴定后可通过政务网、互联网向各级党政机关和社会提供利用。

电子文件的在线归档一直是个难题,需要具备很多前提条件。既要有电子文件中心的基础,又需要全区各单位充分使用区政府协同办公系统,同时还需要功能完备的档案管理系统,并努力实现各系统之间的顺利衔接。海曙区档案馆经过多方努力,与区政府信息中心积极沟通,充分利用现有条件,解决了这个难题,实现电子文件在线归档。其数据链条如下:

    第一步,各单位按照统一规范生成的初始电子文件通过电子文件传输系统进入区OA

第二步,虚拟档案室系统通过一个统一开发的标准化接口来实时接收OA中产生的电子文件,捕获电子文件基本信息和电子全文原件,实现两个系统的无缝衔接。定时同步OA办结的条目和电子全文,进行解析校验。由各基层归档单位进行OA归档数据的条目审核,可进行修改补充相关信息,最后归入虚拟档案室系统做后续处理。

   第三步,各基层归档单位对虚拟档案室系统中的归档数据进行修改整理,确认无误归档后统一在线上报,经审查校验后归入到档案信息资源管理系统。这样,档案局工作人员就能够对各基层归档单位上报过来的档案数据进行审查,符合要求的电子档案正式转入档案馆数据库,不符合要求的档案数据可以退回。

   至此,电子文件向数字档案馆的在线归档完成。除了区政府办公自动化系统中实时产生的电子文件之外,虚拟档案室系统也能够为纸质档案提供在线著录生成电子档案的功能。归档后的电子档案经审核鉴定后通过政务网、海曙区档案信息网向各级党政机关和社会大众提供利用。

   政府协同办公系统与档案管理系统的无缝衔接,在这两个信息孤岛之间架起了“杭州湾大桥”,实现了电子文件到电子档案的自动转换,保证了数据的真实性、完整性、安全性,有效地整合了档案资源,较好地实现了对电子文件的集中管理、长久保存和有效利用。同时,档案管理系统也对全区政府协同办公系统的广泛应用起到积极的推动作用,两者相得益彰,取得了双赢。

2.2,利用档案馆、机关单位(街道)和二级单位(社区)三层网络平台架构(下称三层网络平台),把基层社区档案室纳入到数字档案馆中来。

海曙区数字档案馆的网络平台架构布置不仅仅局限于一级机关单位和街道办事处,同时深入到二级单位和社区,更加贴近基层、服务民生。二级单位和社区是直接面对老百姓的基层涉民单位,工作事项纷繁复杂,经费紧张,人员缺乏,几乎每个档案员都一人多岗。一方面是涉及民生方面的档案资源非常重要,另一方面则是收集管理这些民生档案的资源条件有限,无法达到档案工作现代化的要求,容易造成部分民生档案无法及时收集、管理和利用。虚拟档案室系统面向社区和二级单位推出,能在一定程度上缓解档案员的工作压力,规范这些民生部门的档案工作,丰富档案信息资源,更好地为群众提供服务。

以社区为例,档案管理三层网络平台模式对建设和谐社区有着重大的意义。一是社区档案综合管理水平大大提高。通过数字档案馆,实现了对社区档案监督指导的及时性、有效性、全面性,能帮助建立社区档案管理的长效机制,从而逐步由经验管理发展到依法管理、规范管理,为档案管理开辟了一个新的领域。二是档案为和谐社区建设和社区改革、发展、稳定服务水平大大提高。通过社区档案信息化这项基础工作,积极开展档案利用,为各项管理和迎检工作提供了规范的资料,赢得了工作效率,为及时解决居民纠纷、历史遗留问题提供了可靠的依据。三是社区干部的档案意识和工作水平大大提高。借着数字档案馆到社区的机会,区档案局积极开展对社区档案员的培训工作,培养和建设了一支信息化程度较高的社区档案人员队伍。

2.3,提供了丰富的馆室互动功能和档案信息资源管理利用功能。

海曙区数字档案馆包括档案信息资源管理系统和虚拟档案室系统,面向海曙区档案局工作人员和各立档单位档案员。档案局工作人员可以通过档案信息资源管理系统向虚拟档案室系统发布档案局公告和事项催办通知,并在虚拟档案室系统首页提示。虚拟档案室系统提供数据上报和大事记、现行文件填报等功能,档案局工作人员可以对各个立档单位上报的档案条目及各类数据进行审查、校验和在线指导,退回不合规范的数据,并给出退回意见。通过三层网络平台,街道档案员也能够对下属各个社区的档案工作进行在线指导,及时检验档案工作情况。这样,档案馆、各机关(街道)和二级单位(社区)三层档案工作人员之间的馆室互动给档案馆工作人员提供了在线监管和业务指导的高效平台,强化了档案行政监管职能,节约了行政成本。

海曙区档案信息资源管理系统包含基础的档案收、管 、用功能外,还有丰富的档案检索、统计、鉴定、信息发布和库房管理等功能。其中集成了TRS全文检索系统,针对电子档案的全文进行检索。档案借阅利用登记内容丰富,提供档案利用的自动统计和分析。可以对档案进行价值鉴定、开放鉴定和上网鉴定。另外系统还设计了一些日常管理功能,比如全宗信息管理、档案征集情况登记、编研材料登记、实物档案登记、库房温湿度记录、各种台帐总目录等等。

2.4,配置整合型硬件资源,节约成本和空间环境。

众所周知,数字档案馆建设往往还需要配置大量的服务器、存储等硬件资源,配置独立的机房,不仅耗资巨大,而且对于资源、环境局促的城区档案馆来说,执行起来比较困难。因此,海曙区数字档案馆工程配置了整合型硬件资源,采用了刀片服务器机箱和SAN网络存储,并且把服务器托管在区政府信息中心的专业机房,由信息中心统一管理。如此一来,将数字档案馆的硬件资源置于全区电子政务总体硬件环境管理中,档案馆只负责采购部份硬件设施,便实现了整体硬件资源共享,在符合技术要求、安全管理的前提下,使硬件资源利用更充分、更合理,大大节约了采购成本、管理成本和空间环境。

3,城区数字档案馆建设中的几点思考

总的来说,海曙区数字档案馆工程的建设取得了一些实际效果:完善了档案资源开发体系,丰富了馆藏档案资源,增强了档案保管条件,提升了档案管理水平,提高了档案利用效率,为档案信息资源的开放、利用创造了硬件条件。但也存在着不足,比如:现有档案工作制度与新时代档案现实工作之间存在矛盾;电子政务建设突飞猛进,导致电子档案来源分散,标准不一,档案部门难以统筹管理。同时由于软件工程的滞后性和被动性,初建的数字档案馆很难完全适应基层城区档案工作的复杂性和多变性。电子政务环境下的档案信息化工作,是一项长期而又艰巨的任务。要使数字档案馆更好地发挥作用,充分实现档案资源的整合和利用,还需要进一步加强软硬件环境建设,除了档案部门自身的持续发展,同时也需要从上至下的档案系统和其他部门与时俱进,多方合力加以解决。在开发建设过程中,以下几个方面值得更多地思考。

完善制度,规范业务流程是基础。以制度形式明确细致地规范档案业务的工作流程、人员职责,是建设好数字档案馆工程的重要基石。在建设过程中,更要以制度管工程,把质量,抓进度。

以管促用,发挥系统功效是关键。三分技术,七分管理。如何使优质的技术成果转化为档案事业的有力推手,关键是要由档案部门运用更科学的管理手段和方法,促进应用,发挥功效。

创新机制,扩大资源整合是目标。城区档案信息资源纷繁复杂,从海曙区的情况看,信息平台多头并进,互不兼容,致使各涉民专业档案分布式保管现象严重,给百姓的利用造成了很大障碍。因此数字档案馆的创建和运用,决不能局限于单纯的档案工作,应当着眼于档案资源大整合的宏伟目标,树立构建一站式档案资源查阅平台的工作理念,积极推动档案管理机制的创新,更好地实现档案服务功能。 

参考文献:

丁海斌、赵淑梅主编:《电子文件管理基础》,中国档案出版社,2007.3

陈永成、黄建峰编著:《分布式档案基础数据库建设理论与实践》,中国档案出版社,2006.5

国家档案局编著:《电子文件归档与电子档案管理概论》,中国档案出版社,1999年版。

杨公之主编:《档案信息化建设导论》,中国档案出版社,2001

浙江省档案局编著:《档案事业概论》,中国档案出版社,2009

李国庆主编:《数字档案馆概论》,中国档案出版社,2003年版

冯惠玲主编:《政府电子文件管理》,中国人民大学出版社,2004年版。

以及近十年来《中国档案》、《浙江档案》、《宁波档案》等档案学杂志上的相关论文。

 

                                                      

                       (区档案局 徐全文 陈蕾)

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