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信息化建设助推医保档案管理水平
发布时间:2012/1/5 16:22:55  浏览次数:1884
 


医保档案管理是医疗保险管理机构各项工作中的一项重要的基础性工作,它体现着医保基金的管理水平,代表着社保部门的服务质量,关系着广大群众的切身利益。海曙区医保办自2000年建立以来,在市、区劳动局和档案局的关心指导下,十分重视档案工作,不断提高档案管理水平。2010年,该办利用创建省二级档案目标管理认定工作的契机,积极开展档案信息化建设,并以此作为提高档案管理整体水平的突破口,取得较好的成效,为高分通过“省二级”认定打下了扎实的基础。

一、医保档案信息化建设的意义

医疗保险管理机构作为负责区域城镇职工和城镇居民的医疗保险工作的职能部门,做好档案管理信息化建设,真实记录管理活动的全部内容,更好地服务民生,有着重要的现实意义和深远的历史意义。

近几年,海曙区医保办采用宁波市医保管理系统,来辅助管理医保档案。通过这种管理模式,查阅档案可分两步走,先通过管理系统查到的档案产生日期,再到档案库房按日期找到案卷进一步检索、调档。显然,这种查档方式与传统的查档模式相比,有了较大的进步。但是,随着社会经济的发展和工作年限的增长,医保档案的类别逐渐增加,档案总量不断增长,查阅利用和统计的压力也越来越大。为进一步规范医保档案的管理,提高工作效率和公共服务水平,2010年下半年,区医保办本着对历史负责、替未来着想的理念,着手开展了档案信息化建设,并对档案软件进行了创新设计,使医保档案信息化管理系统经济实用、高效节能。

二、医保档案信息化建设的主要举措

1、加大硬件设施的建设。为推进档案管理现代化、信息化的建设,近年来,海曙区医保办投入7万余元,先后购置了档案柜、笔记本电脑、计算机、打印机、数码摄像机、录音笔、扫描仪等,加强了信息化硬件设施的投入,为档案信息化建设创造了良好的基础条件。

2、理性地选购档案软件。采用档案软件管理,是实现档案信息化管理的重要手段。但是,怎样的档案软件才适合医保档案的管理呢?为此,区医保办相继派人到区人事局社保办、市医保办等单位进行调研、取经,经过认真考察和反复比较,最终引进了“超越2000-2300版文件档案资料综合管理系统软件”。购置的网络版在本单位内部网上使用,由专业人员维护,既有利于业务部门的资源共享,又有利于档案的安全管理,有效地保护了参保人员的个人信息。

3、按分类方案改造软件。区医保办按照自身业务特点和利用需求,对采购的软件进行了改造。根据档案归档范围编制了分类方案,业务档案为一级目录,设5个二级目录,分别为申报征缴档案(S)、个帐管理档案(G)、证卡管理档案(Z)、医疗管理档案(Y)、审核稽查档案(J),再根据不同的业务分设三级目录,共21个三级目录。档案软件也以此为依据划分三个层级的目录,不同的业务设置不同的检索字段、录入界面、检索界面和打印界面。不仅如此,层级和目录可以根据业务的增减而增减,界面也可以根据要求而更改。

4、两手共抓信息化建设。201010月,重新设计后的软件安装后,医保办将自单位成立以来10年的业务档案,按照档案资料综合管理系统的要求,全部输入该档案管理系统软件内,共输入条目82700条。同时,利用去年8月刚建成的海曙区数字档案馆系统,将本单位10年的文书档案、会计档案、科技档案、特种载体档案的全引目录输入到海曙区虚拟档案室管理系统,以便于检索和利用。该管理系统是依托海曙区政府网建立的,由区档案局工作人员负责维护管理。

5、落实高素质的档案人员。去年,区医保办由于岗位需要,对档案员进行了变动。为了能顺利完成“省二级”的档案目标管理创建任务,专门选派了2名政治素质好、业务能力强的年轻人负责档案工作。新老档案员进行了认真的交接工作,老档案员负责做好对新档案员的传、帮、带。为了向更加规范、更高标准挑战,区医保办多次请市、区两级的档案局同志专程来指导,遇到问题及时请教,虚心学习,努力提高档案工作业务水平。

三、医保档案信息化建设的成效

1、档案管理规范高效。传统的管理方式是工作人员手工收集、整编、管理、利用,工作量大,效率低,费时费力。档案信息化建设后,档案管理更多的是体现在自动化、实时化、网络化。数据只需录入一次,即可在内部网络进行数据共享,提高了工作效率。各种报表可自动打印,只需点击鼠标,还可打印出档案的封面、案卷目录、文件目录和档案内容。档案管理系统具有自动统计功能,档案库中的信息如果需要统计,可根据需要自动生成各类数据报表,无论是效率和准确性都大大提高

2、检索利用方便快捷。传统的检索方式是工作人员从一本一本的目录中,找出所需的档案来,然后根据上面的记录到库房中查找,费时费力。档案管理信息化后,检索与查询只需通过管理系统就可以实现即时的查阅,无论在时间还是空间上都节省了许多。档案系统提供多种查询手段,工作人员可以从模糊检索、精确检索和组合检索中选取最佳的查询方式,根据某一检索字段甚至检索字段的一部分就可以进行查询,既可以查询某一个业务档案,还可以跨业务同时查询多种业务档案。例如只知道参保人员的姓名或档案形成的时间,就可以在管理系统中检索出需要的档案的内容和具体位置。档案系统提供网上查询手段,内部网上的所有工作人员,都可以根据档案管理权限从网上自行查询档案信息,不必通过档案管理员,极大的减轻了档案管理员的负担。同时,档案的查借阅工作更加可控,传统的档案查借阅多为手工为主,效率低下、容易出错,档案管理实现信息化后,档案的查借阅采用计算机管理,操作方便。

3、提高档案工作水平。实施档案管理的信息化后,工作人员可以从繁重的手工劳动中解脱出来,不再是单纯的目录打字员和档案保管员,可以更好的从事档案的收集工作和档案的编研工作,既提高了工作效率,又提高了工作质量。

4、更好地服务决策和服务群众。业务档案是政府部门宝贵的历史资产,是行政绩效的准确体现和长期记载,由档案管理人员分类、编目,最终成为各级领导的决策依据。而文书档案通常是领导决策的具体体现。所以档案的信息化可以使领导更加准确及时地对档案进行利用,为决策提供依据。档案管理信息化以后,单位的历史资产可以有条件地通过网络向群众提供利用,为群众提供优质服务。     (区医保办)

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