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浙江省城市社区档案管理办法
发布时间:2008/10/24 9:04:27  浏览次数:9853
 


第一章  总  则
第一条  为加强和规范城市社区档案管理,更好地为和谐社区建设服务,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国城市居民委员会组织法》及国家有关法律、法规,结合本省实际情况,制定本办法。
第二条  城市社区档案是指社区党组织、社区居民委员会、民间组织等组织和居民在为实现社区“居民自治、管理有序、服务完善、治安良好、环境优美、文明祥和”等实践活动中直接形成的,对国家、集体和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录。
第三条  城市社区档案工作是发展社区基层民主、维护社区居民切身利益、推进社区各项建设的重要基础性工作。社区各级组织应当重视档案工作,加强领导,将档案工作纳入和谐社区建设内容,促进档案工作与社区各项工作同步协调发展。
第四条  市、县(市、区)档案行政管理部门和民政部门及街道办事处、镇人民政府应积极通过工作考核或目标管理等手段加强对所辖区域内社区档案工作的监督和指导。
第二章  档案机构及其职责
第五条  社区党组织、居民委员会应依法建立健全档案工作,明确档案工作分管领导,设立综合档案室,并确定专人集中统一管理本社区各类档案。档案管理人员应具有高中以上学历,并经过档案业务培训。
第六条  社区综合档案室的主要职责:
(一)宣传、贯彻和执行党和国家有关档案工作的法律法规和标准规范;
(二)集中统一管理本社区的全部档案和资料;
(三)积极提供档案利用,为社区的各项工作和居民生产、生活服务;
(四)指导、监督本社区各组织机构文件材料的归档、整理工作。
第七条  对在开展社区档案工作中成绩显著的单位和个人,由当地人民政府给予表彰和奖励。
第三章  档案管理
第八条  各社区应根据本办法的规定,建立健全档案的收集、保管、利用、鉴定等制度,实现档案管理制度化、规范化。
第九条  凡是由社区党组织、社区居民委员会、社区居民代表会议、社区议事协商委员会以及社区民间组织等在工作活动中形成的,具有查考保存价值的,或关系居民切身利益的各种文字材料,都应归档保存,任何单位和个人不得据为己有或擅自销毁。
第十条  一个社区为一个立档单位,社区党组织、社区居民委员会和下属单位所形成的全部档案组成一个全宗。全宗名称由镇或街道和所在社区名称组成。
第十一条  社区档案按门类可分为文书档案、科技档案、会计档案、社区居民档案、特种载体档案等。
社区居民档案指社区或上级部门针对居民,以及居民家庭成员在生产、生活中直接形成的具有保存价值的各类档案。
以上各类档案的具体归档范围和保管期限划分参照《浙江省城市社区文件材料归档范围和保管期限表》(见附件)执行。
第十二条  各社区在居民自治过程中形成的各种载体和形式的文件材料应及时立卷归档,集中保管。特别是社区民主选举、民主决策和民主议事协商等重大活动,以及涉及社区居民切身利益的决定事项,应按照有关规定形成规范的会议记录或书面材料并归档保存。
第十三条  社区各类文件材料应按时归档。文书材料于次年6月底前归档;科技文件材料在科技活动结束后1个月内归档;会计材料由会计部门在会计年度终了后保管1年,于次年3月底前归档;社区居民文件材料在形成后3个月内归档;特种载体文件材料在活动结束或办理完毕后随时归档。
第十四条  鼓励社区、居民向当地档案馆捐赠、寄存或转让其所有的,对国家和社会具有保存价值的档案材料。
第十五条  城市社区各类档案按下列规则进行分类编号:
(一)文书档案按年度——问题(社区党建、居民自治、社会事务、社区服务、社区治安等)进行分类,参照《归档文件整理规则》,以件为单位,按年度——问题——保管期限排列编号;
(二)科技档案中的基建档案按工程项目分类整理,按项目——时间排列编号;设备仪器档案按型号分类整理,按型号——时间排列编号;
(三)会计档案按年度——类别(报表、帐簿、凭证、其他)分类整理并排列编号;
(四)社区居民档案按居民小组或门牌、楼号分类,以户为单位进行整理,按居民小组——楼号——门牌顺序排列编号;
(五)特种载体档案中的声像档案按载体形式分类整理,按载体形式——年度排列编号;实物档案以件为单位,按时间顺序跨年度大流水编号整理。电子档案按国家有关规定整理。
第十六条  城市社区各类档案整理质量的基本要求:
(一)文件材料装订结实、整齐,无金属物;
(二)区分不同价值;
(三)盒内文件或卷内文件排列有序;
(四)备考表填写真实、清楚;
(五)归档文件目录或卷内文件目录填写清楚、准确。
第十七条  开展社区测评、考核评比等活动需要档案材料时,应通过复制等方式制作,不得随意拆卷。
第十八条  社区综合档案应设专室或专柜保管,采取有效的防火、防盗、防高温、防潮、防光、防尘、防鼠、防虫等措施,确保档案的安全。
第十九条  档案管理人员应定期对档案及保管状况进行全面检查,并形成安全检查记录,确保档案不丢失、不损坏;如有破损、霉变、虫蛀、褪色等现象时,应及时修补、复制或进行其他技术处理。对特种载体档案,要定期检查信息记录的安全性,确保档案的完整。
第二十条  社区档案应实行专人保管。档案室应建立全宗卷,以积累存贮本社区有关档案的整理说明、分类方案、鉴定报告、交接凭证、销毁清册、检查记录、全宗介绍等材料。
第二十一条  社区档案室应建立各种档案统计台帐,对档案的收进和移出、保管数量、借阅和利用效果、销毁等情况,进行及时、准确统计和登记。
第二十二条  社区应建立档案鉴定工作小组,根据《浙江省城市社区文件材料归档范围和保管期限表》,对已到期档案进行及时的鉴定。鉴定工作小组由档案室和有关业务部门的人员组成,鉴定后应形成档案鉴定报告。对失去保存价值的档案,应清点核对并编制《档案销毁清册》,经必要的审批手续后按规定销毁。禁止擅自销毁档案。
第二十三条  档案管理人员调离工作岗位时,应在离职前办妥档案交接手续。
第四章  档案开发与利用
第二十四条  社区档案室应建立和健全档案借阅利用制度,并为档案的利用创造条件,简化手续。除涉及国家机密、商业秘密和个人隐私等不应向社会公开外,社区档案室应为社区居民和社会公众利用档案提供方便。借阅利用时应遵循借阅利用手续,并及时做好档案借阅登记和档案利用效果登记。利用者不得涂改、污损档案,不得泄密,未经批准,不得擅自抄录、复制档案。
第二十五条  社区档案室应围绕社区中心工作和居民利用需求,加强档案信息资源的开发利用,积极开展档案编研工作,定期公布档案开放目录。
第二十六条  社区档案管理应积极采用计算机等先进技术,逐步实现档案管理的信息化、现代化。
第二十七条  社区各级组织和居民发现档案损毁、丢失以及出卖、涂改、伪造、泄密等违法行为时,应上报当地政府和档案行政管理部门予以依法查处
第五章  附  则
第二十八条  本办法由浙江省档案局和浙江省民政厅负责解释。
第二十九条  本办法自发布之日起执行。原《浙江省城市社区档案管理办法(试行)》(浙档〔2002〕56号)同时废止。
 
 
浙江省城市社区文件材料归档范围和保管期限表
 
一级类目
二级类目
顺序号
归档范围
保管
期限
文  书  档  案
社区党群管理及社会事务管理类
1
上级针对本社区设立、撤并、调整、更名、领导人任免的通知、批复等文件材料
永久
2
本社区组织简介、人员编制、印信启用和作废等文件材料
永久
3
本社区党组织会议、居民代表会议或社区议事协商会议的会议纪要、记录、讨论通过的决议、规定等
永久
4
本社区组织召开的党员大会、居民代表大会、民主管理会议、团组织会议、妇女代表大会等重要会议的通知、名单、日程、报告、讲话、总结、纪要等
永久
5
本社区组织召开的重要会议的典型材料、交流材料、代表发言材料、简报等
30年
6
本社区召开的民主恳谈会、居民听证会、民主协商、矛盾纠纷调解、民情民意反映等一般会议的通知、名单、日程、总结、纪要等
30年
7
本社区召开的一般会议的交流材料、代表发言材料等
10年
8
本社区开展居务公开、民主评议工作过程中形成的文件材料
永久
9
上级领导视察、检查本社区工作时形成的文件材料
 
(1)重要的
永久
(2)一般的、本社区工作汇报材料
30年
10
本社区居委会计划、总结、统计、调研等方面的文件材料
 
(1)年度和年度以上的计划、总结、统计材料、重要专题的调研材料
永久
(2)年度以下的计划、总结、统计材料、一般问题的调研材料
10年
11
本社区党组织、居委会、妇委会、老年协会、计划生育协会、共青团、社区公益性民间组织等居民自治各类组织的换届选举材料和上级批准材料
永久
12
本社区专项活动形成的文件材料
 
(1)重要的(如各类创建活动等)
30年
(2)一般的(如精神文明教育、文化艺术、全民健身、科普教育、环保宣传教育、爱国卫生运动、健康教育等活动)
10年
13
上级颁发的关于社区居委会工作的文件材料
 
(1)法规政策性文件
30年
(2)规范性、一般性文件
10年
14
本社区的请示和上级针对本社区各项工作的批复、批示
 
(1)重要业务问题的
永久
(2)一般业务问题的
30年
15
本社区编辑、编写的文件材料
 
(1)大事记、组织沿革等
永久
(2)简报、情况反映、工作信息等
10年
16
关于本社区的新闻报道
10年
17
本社区制订的各项规章、规范、制度、公约等
30年
18
针对本社区人员的表彰、奖励等文件材料
 
(1)受县级(含)以上表彰、奖励的
永久
(2)受县级以下表彰、奖励的
30年
19
本社区处理问题、事件的惩处决定
 
(1)受到警告(不含)以上处分的
永久
(2)受到警告处分的
30年
20
对本社区专职工作人员的选举、聘用、福利、社会保障等文件材料
永久
21
对本社区专职工作人员的培训、考核、社区志愿者登记制度等文件材料
10年
22
本社区党团员名册、组织关系介绍信及存根、本社区志愿者队伍人员名单等
永久
23
本社区的房产、土地所有权和使用权的文件材料
永久
24
本社区与有关单位签订的合同、协定、协议等文件材料
 
(1)重要的
永久
(2)一般的
10年
25
本社区物资(办公设备及用品、机动车等)采购计划、审批手续、招投标、购置等文件材料
30年
26
本社区居委会国有资产管理(登记、统计、核查清算、交接凭证等)文件材料
 
(1)重要的
永久
(2)一般的
10年
27
本社区接待工作的计划、方案
 
(1)重要的
30年
(2)一般的
10年
28
本社区招商引资、出国考察、友好往来等活动中形成的文件材料
30年
29
本社区信息、档案、保密工作中形成的文件材料
10年
社区服务类
30
本社区居民的拆迁补偿、土地转让、养老保险、医疗保险、职工退休、退职等登记表、协议书、存根、审批表及其他社会保障参保、退保等文件材料
永久
31
本社区现役、复员、转业军人、军队离休干部、革命伤残军人、烈属、病故军人家属、残疾人、特困户、最低生活保障人员登记表和社会救济、社会优抚等文件材料
30年
32
本社区居民收养、婚姻登记初审办理
永久
33
本社区居民直系亲属公房房卡的过户申请初审登记册
30年
34
本社区居民殡葬火化初审证明、存根、登记册
30年
35
本社区失业人员情况、求职情况登记册、失业人员失业卡、待业卡、老年卡申办初审、最低生活保障申办初审、享受社会救济救助金申报初审等登记册
10年
36
本社区服务业、物业管理机构注册登记、年检、变更、注销等文件材料
永久
37
本社区服务业、物业管理制度、公约
30年
38
本社区服务网点设置和服务内容、家政服务公司名单及运营情况等文件材料
10年
39
本社区服务工作计划、总结和报告
30年
40
本社区各小区物业维修基金的使用和结余情况报告
永久
41
本社区内各小区物业公司的工作报告和财务报告
30年
42
本社区志愿者队伍人员名单
永久
43
本社区志愿者队伍开展各项活动、各种服务活动组成人员的文件材料
10年
44
本社区内各类民间组织的数量、人员构成、活动情况等文件材料
30年
45
本社区公益事业的经费筹集办法、资金及使用情况的文件材料
10年
46
本社区集体经济收益所得及其使用情况的文件材料
10年
47
本社区集体经济项目的立项、承包方案以及社区公益事业的建设承包方案
永久
社区治安类
48
本社区制订的有关治安综合治理及安全网络建设方面的规定、制度、宣传教育等文件材料
 
(1)重要的
30年
(2)一般的
10年
49
本社区治安防范队伍人员名单
30年
50
本社区各种民事调解、纠纷处理的文件材料
 
(1)涉及土地、房产、资产的
永久
(2)影响重大的
30年
(3)一般的
10年
51
本社区对劳教、监管、释放等重点人群的教育、服务、管理材料
30年
科  技  档  案
基本建设类
52
本社区文化、教育、体育、青少年、老年活动、福利事业、农贸市场等建设设施项目的审批、设计、施工、监理、竣工、维修、扩建等成套的文字、图表、照片等文件材料
 
(1)重要的
永久
(2)一般的
短期
53
本社区环境保护项目的审批、设计、施工、竣工、维修、扩建等成套的文字、图表、照片等文件材料
 
(1)重要的
永久
(2)一般的
短期
54
本社区物业管理机构基础设施项目审批、设计、施工、竣工、维修、扩建等成套的文字、图表、照片等文件材料
永久
55
本社区服务机构基础设施项目审批、设计、施工、竣工、维修、扩建等成套的文字、图表、照片等文件材料
永久
设备仪器类
56
本社区物业设备、仪器的购置(引进)的合同、协议以及合格证书、使用说明、图纸等
长期
57
本社区物业设备、仪器的开箱验收、安装调试,检查和维修记录及凭证
长期
58
本社区公共服务设施的购置(引进)的合同、协议以及合格证书、使用说明、图纸等
长期
59
本社区居委会关于计算机、传真机、打印机、复印机、电视机、空调、汽车等办公通用和专用设备的购置合同、装箱单、使用说明书、维修及保修记录等
短期
会  计  档  案
 
60
本社区居委会的各类报表及分析报告
 
(1)年度的
永久
(2)半年的、季度的、月的
3年
61
本社区居委会的各类总账、明细账、分类账,现金出纳账、固定资产明细账和其他辅助账
15年
62
本社区现金和银行日记账等账簿
25年
63
本社区居委会的各种会计凭证
15年
64
本社区居委会的会计移交清册
15年
65
本社区居委会的会计档案保管清册、档案销毁清册
永久
66
本社区居委会银行余额调节表、对帐单
5年
社区居民档案
 
67
本社区居民家庭及成员基本情况登记表
30年
68
本社区居民家庭户籍登记表
30年
69
本社区居民家庭组成人员增减变动登记表
30年
70
本社区居民参与本社区活动的有关评比奖惩材料
30年
凡是内容属于文书档案、科技档案、会计档案、社区居民档案归档范围的特种载体档案均应归档,其保管期限参照各类同内容的档案执行。
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