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电子文件归档与档案管理
发布时间:2006/6/13 15:41:35  浏览次数:4290
 


GB/T17678.1-1999  国家质量技术监督局1999-02-26批准  1999-10-01实施

1 范围

  本标准规定了CAD生成的电子文件收集、积累、整理、鉴定、归档与档案管理的一般要求。
  本标准适用于光盘存储CAD产生的电子文件及电子档案。将已归档的纸质文件、图纸输入光盘的情况不属本标准范围,但可参照本标准中的规定。

2 引用标准

  下列标准所包含的条文,通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。本标准出版时,所示版本均为有效。所有标准都会被修订,使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。
  GB/T 7408--1994 数据元和交换格式 信息交换 日期和时间表示法(eqv ISO 8601:1988)
  GB/T 8566--1995 信息技术 软件生存期过程
  GB/T 8567--1988 计算机软件产品开发文件编制指南
  GB/T 9385--1988 计算机软件需求说明编制指南
  GB/T 9386--1988 计算机软件测试文件编制规范
  GB/T 17678.2--1999 CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求 第二部分:光盘信息组织结构
  GB/T 17679--1999 CAD电子文件光盘存储归档一致性测试
  GB/T 17825.1--1999 CAD文件管理 总则
  GB/T 17825.2--1999 CAD文件管理 基本格式
  GB/T 17825.3--1999 CAD文件管理 编号原则
  GB/T 17825.4--1999 CAD文件管理 编制规则
  GB/T 17825.5--1999 CAD文件管理 基本程序
  GB/T 17825.6--1999 CAD文件管理 更改规则
  GB/T 17825.7--1999 CAD文件管理 签属规则
  GB/T 17825.8--1999 CAD文件管理 标准化审查
  GB/T 17825.9--1999 CAD文件管理 完整性
  GB/T 17825.10--1999 CAD文件管理 存储与维护

3 定义

  本标准采用下列定义:
3.1 电子文件 electronic records
  能被计算机系统识别、处理,按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上,并可在网络上传送的数字代码序列。
3.2 CAD电子文件 CAD electronic records
  由CAD系统产生的电子文件。
3.3 电子档案 electronic archives
  具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。、

4 总则

4.1 CAD电子文件的收集、积累、整理和归档,由CAD技术总负责人负责,文件形成单位、业务管理部门和档案管理部门在其领导下都应指定专人管理。
4.2 根据维护档案安全、完整、便于利用的原则,电子档案由档案部门归口管理。
4.3 为保证电子文件归档、检测、电子档案的安全保管和利用,在档案部门应建立“CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理系统”。
4.4 CAD电子文件的归档应包括为生成CAD电子文件而开发的软件产品和软件说明,以保证电子档案的完整性。
4.5 对电子文件的形成、积累、整理、归档应实施全过程管理,以保证电子档案质量。
4.6 电子档案应与相应的纸质档案在产品技术状态(含更改后的状态)、相关软件文件及说明等方面相互保持一致。
4.7 归档的CAD电子文件格式应符合GB/T 17825.1~17825.10中CAD文件管理的各项规定。

5 CAD电子文件的收集积累

5.1 收集范围
  在科研、设计、生产、试验和业务管理活动中采用CAD技术形成的电子文件及其支持软件,应及时按归档范围收集积累,其范围及类型如下:
5.1.1 图像文件:由图纸扫描或其他方式产生的二维点阵图文件;
5.1.2 图形文件:由CAD系统生成的二维、三维图形文件;
5.1.3 数据文件:各种类型的分析、计算、测试、设计参数及管理等数据文件。
5.1.4 文本文件;一般用字处理技术处理形成的文字文件、表格文件,以及各种管理活动中形成的公文、报表和软件说明等。
5.1.5 计算机程序(命令文件):计算机使用的或在某一软件平台上自行开发设计的系统软件、支撑软件和应用软件的程序。
5.1.6 配套纸质文件:包括软件开发任务书、需求分析说明、系统分析报告、鉴定证书或验收说明、软件测试报告、软件修改记录、软件说明以及签署、更改等纸质文件。
5.2 收集积累要求
5.2.1 电子文件应由文件形成单位负责收集积累,从申请立项开始,并指定专人负责。档案部门负责监督和指导。
5.2.2 收集积累自行设计的软件,应包括软件产品和软件说明;通用软件应有软、硬件平台说明。
5.2.3 电子文件在收集积累过程中,要及时登记。对于需要多年才能完成的项目,要分段积累、归档。电子文件积累登记表格式见附录A中表A1、表A2。
5.2.4 电子文件的更改单应收集积累、登记。并应在检索系统中体现出更改情况。登记表格式见附录A中表A3。
5.2.5 积累过程中电子文件的更改,由设计者实施,更改后电子文件必须与当时的产品状态一致。
5.2.6 积累过程中,应采取备份制,防止出现差错。
5.2.7 在积累过程中,电子文件可存储在磁盘上,其积累、整理方法见6.1。
5.2.8 积累多年才能归档的软盘,应一年拷贝一次,磁带应一年倒带一次。

6 CAD电子文件的整理、鉴定与归档

6.1 整理方法
6.1.1 归档的电子文件由形成部门负责整理、编辑,并按要求写入光盘,档案部门予以协助、指导。
6.1.2 产品研制或工程设计过程形成的电子文件应以产品型号、研究课题或建设项目为单元按电子文件类别分别保管。
6.1.2.1 图形、图像类文件按产品隶属或分类编号顺序排列,由几个产品组成的复杂产品,按总体、分系统、单机排列;建设项目按设计、施工、结构、维护管理等顺序排列。
6.1.2.2 数据文件按计算、试验、设计等属类进行整理。同一属类文件按自然形成规律排列。
6.1.2.3 文本文件按文件及表格文件、软件说明等属类进行整理。
6.1.2.4 计算机程序按形成时间顺序排列。
6.1.2.5 归档的电子文件应使用不可擦除型光盘。
6.1.3 存储归档电子文件的光盘,应附有标签,标签内应填写编号、套别、名称、密级、保管期限和软、硬件平台等。
6.1.3.1 编号:归档项目电子文件的光盘编号,由档案类目号、项目代号、电子文件类别代码、光盘序号组成。其形式及填写方法如下:
  a) 档案类目号按档案分类执行,根据需要可用到二级类目号。
  b) 项目代号指产品代号、课题代号以及建设项目代号等。各类代号由标准或业务主管部门给定。
  c) 电子文件类别代码用字母表示。其中:
  G--图形文件 I--图像文件 D--数据文件 T--文本文件 P--计算机程序
  如遇到一个光盘中存储一种以上类别的电子文件时,应将所包含的类别都分别填写上。
  d) 光盘序号是光盘排列的顺序号,由阿拉伯数字组成。
6.1.3.2 套别:归档电子文件套号,用大写英文字母A或B表示。A表示封存保管;B表示查阅利用。
6.1.3.3 名称:归档项目名称。
6.1.3.4 密级;盘内存储的电子文件的最高密级。
6.1.3.5 保管期限:盘内存储的电子文件的最长保存时间。
6.1.3.6 软、硬件平台:识别或运行光盘电子文件的软、硬件环境。
6.1.3.7 归档的电子文件,应根据其类别等将已整理好的电子文件按顺序写入光盘,光盘写入的具体操作,可与形成部门共同完成。
6.1.4 电子文件经整理后,按项目填写“电子档案登记表”一式两份。“电子档案登记表”格式及填写方法见附录B中表B1、表B2、表B5。
6.1.5 编写归档说明
6.1.5.1 编写内容:项目名称、任务来源、主要技术(指标)要求、完成任务过程情况、归档材料完整性、完成单位、负责人、参加人、起止日期、密别、页数据、归档号、形成单位负责人签字、档案接收单位负责人和接收人签字、盖章。
6.1.5.2 编写要求;文字力求简练、准确,字迹清晰,书写工整。
6.2 归档电子文件格式要求
  归档的CAD电子文件光盘存储格式应符合GB/T 17825.2的规定。
6.3 归档电子文件完整性、有效性和安全性。
6.3.1 归档的电子文件,在其生命周期内一定要保持电子档案的完整性、有效性、安全性。
6.3.2 软件说明应与电子文件同时积累,一同归档管理;各阶段形成的软件说明应执行GB/T 8566、GB/T8567、GB/T 9385、GB/T 9386的规定;软件说明的积累、归档以及保管利用,按GB/T 17825.1~17825.10 CAD文件管理各项规定执行,保证电子档案的完整性。
6.3.3 在符合软、硬件平台的条件下,应保证电子档案能正常被计算机所识别、运行,并能准确输出。
6.3.4 归档电子文件应保证其载体安全和信息安全。
6.4 归档电子文件的鉴定与检查
6.4.1 鉴定归档电子文件的完整性、准确性和系统性;
6.4.2 检查载体有无病毒、有无划痕;
6.4.3 鉴定归档电子文件实用价值和确定电子档案的保管期限;
6.4.5 检查存储归档电子文件的是否符合归档要求;
6.4.6 检查存储归档电子文件的和软、硬件平台技术条件的一致性;
6.4.7 检查合格后,将检查结论填写在“电子档案登记表”中,见附录B中表B4。
6.4.8 归档软件从生成到归档,其技术状态必须严加控制,验收后填写计算机软件产品登记表,见附录D。
6.4.9 归档电子文件应依据GB/T17679的规定通过电子文件光盘存储归档一致性测试。
6.5 归档程序
6.5.1 归档时间
6.5.1.1 产品研制、工程设计的电子文件归档时间
  产品研制、工程设计的电子文件在各研制阶段结束、产品定型、工程竣工后,由有关责任部门进行系统整理,并在3个月内完成归档。
6.5.1.2 科研课题的电子文件归档时间
  科研课题中的电子文件应在课题验收或经评审、鉴定测试合格后立即归档。
6.5.1.3 其他类目的电子文件归档时间
  其他类目的电子文件归档时间,按各类目归档时间要求执行。
6.5.2 归档手续
6.5.2.1 归档单位将按6.1整理方法整理好的电子文件和其配套的纸质文件、软件说明以及归档说明、“电子档案登记表”等移交档案部门验收。
6.5.2.2 验收合格后,档案部门在“电子档案登记表”中签字盖章。一份退归档单位,一份留档案部门备查。
6.5.2.3 归档的电子文件若需作“使用权限保护”,应填写“电子文件使用权限保护单”,其格式及填写方法见附录C。
6.6 归档电子文件的状态与数量
6.6.1 归档的电子文件应为本阶段产品技术状态的最终版本。
6.6.2 归档的计算机程序一般不加密,如加密,应将密钥同时归档。
6.6.3 归档的电子文件至少一式两套,一套封存保管(A),一套供查阅利用(B)。必要时,复制第三套,异地保存。

7 电子档案的管理

7.1 管理要求
7.1.1 档案部门要执行电子档案归口管理的职责,对电子档案定期检查,按照电子档案保管环境的要求,严格执行管理制度。
7.1.2 档案部门应及时对电子档案进行登记、建帐,帐目要注明相应纸质档案的档号,同时建立机读目录。
7.1.3 由电子档案转换成的纸质档案,要及时归入相应档案门类的纸质档案中,按纸质档案管理要求进行管理,并在登记帐中注明其所在的光盘编号及文件名。
7.1.4 存储电子档案的光盘应放入盒中存放。A、B两套电子档案应分开保管。
7.2 保管环境
7.2.1 归档光盘不得擦洗、划刻、触摸盘片裸露处,不得弯曲、挤压、摔打盘片,防止盘片沾染灰尘和污垢,避免阳光直接照射。执行GB/T 17825.10的规定。
7.2.2 环境温度为14oC~24oC,相对湿度45%~60%。
7.2.3 远离热源、酸碱等有害气体和强磁场。
7.3 检测与维护
  电子档案应每5年进行一次有效性、安全检查,如发现光盘损坏或出现问题,应及时拷贝。如软、硬件平台发生改变,则应及时转换。检查、拷贝、转换等情况要登记,检查登记表格式及填写方法见附录B中表B4。
7.4 利用
7.4.1 归档光盘不外借,只能以拷贝或网上传输的形式提供利用,并应登记。使用者不得私自复制、拷贝、修改或转送他人。
7.4.2 电子档案可在归档与管理系统的终端上查阅,但查阅人员只能查阅本人权限之内的电子档案,如需超越权限的电子档案,需按本单位有关规定执行。
7.4.3 已批准为“使用权限保护”的电子档案项目,要在台帐、目录、载体上标识。档案部门应严格执行电子档案的“使用权限保护”和密钥管理规定。
7.4.4 电子档案如进行更改,应随时保持A、B两盘内容一致,并及时更改原转换的纸质档案,同时将更改情况及时填写更改登记表,登记表见附录B中表B3。
7.4.5 电子档案如上网传送,只有经过档案部门的计算机管理系统对用户使用权认可后,才能提供利用。
7.5 统计
  档案部门应及时按年度对电子文件归档情况,电子档案的更改、管理、保护、利用等情况进行统计并纳入档案统计项目。
7.6 鉴定与销毁
7.6.1 鉴定与检测
  电子档案的鉴定主要是对已到保管期限的电子档案鉴定,同时还必须进行有效检测。
7.6.1.1 检查已到保管期限的电子档案是否还有利用价值;
7.6.1.2 检查载体有无划伤,是否可用,是否清洁;
7.6.1.3 检测在指定的环境平台上能否正确读出电子文件;
7.6.1.4 检查存贮电子档案的介质是否符合归档要求;
7.6.1.5 检查存贮电子档案的介质和软、硬件平台技术条件的一致性。
7.6.2 销毁
7.6.2.1 根据保管期限表,经鉴定确无保存价值的电子档案,按有关规定严格审批后方可销毁;
7.6.2.2 在销毁过程中应对存储过机密信息的介质进行彻底销毁,对网络中传递的机密信息彻底清除。
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